سابقه شرکت ارائه دهنده محصول:
پیشنهاد می کنیم شرکت هایی را برگزینید که بصورت تخصصی روی نرم افزار مدیریت آموزشگاه فعالیت می کنند و دارای سابقه چندین ساله هستند پس سعی کنید از شرکت رسمی خرید داشته باشید تا طرف حسابب شما شخص خاص نباشد بلکه تیمی پایدار باشد
معمولا نرم افزار های نو پا و تازه کار با سفارش یک یا چند مجموعه نوشته شده و شاید در حد رفع احتیاجات همان مراکز ،امکاناتی را فراهم آورند و هنوز به اصطلاح بازاری زیر بار نرفته و امتحان خود را پس نداده باشند اطمینان به اینگونه نرم افزارها دل شیر می خواهد!
پس نرم افزاری را برگزینید که سابقه کارکرد طولانی داشته باشد و تست های لازم که در بخشهای بعدی بیشتر توضیح می دهیم را سپری کرده و دارای اشکالات کمتری باشد
از بین نرم افزارهای موجود نرم افزاری را انتخاب کنید که حداقل 95% از نیازهایی را که قبلاً مدنظرتان بوده است را برآورده کند، اگر این درصد کمتر باشد بعدها با اضافه شدن نیازهایتان به مشکل خواهید خورد
بر خلاف دمو های اینترنتی و حضوری و یا تلفنی، در دموی حضوری خیلی از مسائل برای شما روشن خواهد شد همچنین چون شخص دمو دهنده مسلط ترین فرد به نرم افزار در شرکت می باشد شما می توانید سطحح علمی آن شرکت را بسنجید
برخی از شرکت ها تیم پشتیبان جدای از برنامه نویسان دارند که می تواند روند دریافت پشتیبانی شما در چند مرحله زمانبر ختم به برنامه نویسان شود پس از شرکت هایی خرید کنید که برنامه نویسان؛ خود مسئول پشتیبانی هستند یا حداقل افراد پشتیبان آشنا به برنامه نویسی باشند (در مبتکران صنعت برنامه نویسان مستقیم پشتیبانی را انجام خواهند داد)
1) به چه چیزی گارانتی گفته می شود؟
پشتیبانی نرم افزار یعنی چه و چه مواردی را شامل می شود؟
خدمات پس از فروش شامل چه مواردی است؟
نرم افزار محدودیت تاریخ یا تعداد دارد؟
شرایط تمدید پشتیبانی با اتمام قرارداد پشتیبانی اولیه چیست؟
آیا شرکت آماده ارائه پشتیبانی موردی هست و شرایط آن چیست؟
پشتیبانی در محل ارائه می شود؟
عقلتان را پشت چشمتان پنهان نکنید و گول ظواهر را نخورید ملاک هایی نظیر بزرگی مکان شرکت، تبلیغات بیشتر، حضور گسترده در نمایشگاه ها، رتبه شرکت و سایت پر زرق و برق و نرم افزار با ظاهر زیبا و رنگ بندی های متنوع فقط برای کاربران استفاده کننده جذابیت دارند ولی شما که مدیریت موسسه و آموزشگاه را بر عهده دارید و یا مسوول IT شما باید به نکات فنی و همچنین پوشش احتیاجات بیشتر بها دهید اگر چند نرم افزار را با امتیاز بالا کنار هم قرار دادید آنوقت به سراغ مسائل بالا بروید
شما هیچ راهی برای ارزیابی سرعت نرم افزار ندارید مگر اینکه از شرکت تولید کننده بخواهید شماره تماس بزرگترین مشتریانش را در اختیار شما قرار دهد و با تماس با مسئول مربوطه از حجم داده ها و همچنین سرعتت نرم افزار روی سرور و همچنین کلاینت ها مطلع شوید
نرم افزار ها دارای امکانات و قیمیت های متفاوتی هستند اگر بودجه محدودی را برای خرید نرم افزار کنار گذاشته اید و قیمت برای شما مهم تر از همه چیز است کار شما کمی سخت خواهد بود، چون مجبورید نرم افزاری را برگزینید که با بودجه شما همخوانی داشته باشد نه با نیازهای شما ولی درصورت داشتن بودجه باز،، نرم افزاری را خریداری نمایید که نسبت امکانات ارائه شده در آن به قیمت ، منصفانه و مناسب شما و نیازهای شما باشد
الف ) مشخصه های کمی (Quantity Specification)
قبل از خرید حتماً از شرکت بپرسید که نرم افزار با سیستم عامل مورد نظر شما سازگار است یا خیر
استفاده از ابزارهای مدرن و قدرتمند هر چند کم ولی در کیفیت نرم افزار بی-تاثیر نیست
یکی از مهم ترین قسمت های هر نرم افزار (نرم افزارهای مبتنی بر پایگاه داده) نوع بانک آن می باشد بانک های اطلاعاتی نظیر SQL SERVER و Oracle از بانک های اطلاعاتی مشهور، محبوب و حرفه ای و بانک ACCESS از بانک های اطلاعاتی متوسط برای مصارف معمولی هستند
هنگام خرید پیش بینی گسترش کار و توسعه نرم افزار را بدهید و قابلیت شبکه و میزان هزینه به ازای هر کلاینت (Node) را از شرکت مورد نظر سوال کنید (مبتکران صنعت در تعداد کلاینت های نرم افزار محدودیتیی ندارد و رایگان می باشد)
نکته :
شبکه پذیری با تحت وب بودن فرق می کند
نرم افزار تحت وب به نرم افزاری می گویند که بر روی مرورگر اجرا می شود و معمولاً برای دسترسی بر روی اینترنت به کار می رود مانند سایت های یاهو یا ثبت نام های اینترنتی
ب ) مشخصه های کیفی (Quality Specification)
در میزان کیفیت نرم افزار فقط 2 عامل طراحی و ساخت وجود دارد که اگر ضریب هر کدام را 50% در نظر بگیریم
بخش طراحی که شامل الگوریتمها میباشد هرگز توسط مصرف کننده قابل رویت و ارزیابی نیست پس کاربر هرگز نمیتواند به کیفیت واقعی نرم افزار پی ببرد
ولی در عمل ، استفاده از نرم افزار مسائل را تا حدود زیادی روشن میکند
مواردی از قبیل
عدم داشتن خطا در نرم افزار
عدم مغایرت در خروجی یا گزارشات
سادگی و عدم پیچیدگی نرم افزار
ظاهر و فرمهای نرم افزار
گزارشات و خروجی ها
داشتن راهنمای نرم افزار و از این قبیل را میتوان از موارد کیفی نرم افزار دانست
سعی کنید نیاز ها رایکپارچه ببینید و نرم افزاری انتخاب کنید که این نیاز ها را در خود جای دهد حتی الامکان از خرید چند نرم افزار جزیره ای اجتناب کنید
حتی المکان از انتخاب نرم افزار بدون ارتقا و از رده خارج از لحاظ تکنولوژی پرهیز کنید چون به مرور زمان نیاز های جدیدی برای شما حادث میگردد نرم افزاری که پشتیبانی قوی و بروز رسانی مستمر داشته باشد می تواند تا چندین سال نیاز های شما را مرتفع نموده و لزومی به تعویض نرم افزار نداشته باشید
نتیجه گیری
خرید یک نرم افزار یعنی شروع رابطه مبتنی بر اعتماد
پس در نهایت به شرکتی اعتماد کنید که قبل از هر چیز صداقت را سرلوحه کار خود قرار داده است.
قیمت رقابتی نسبت به محصولات هم رده
خدمات رایگان و گارانتی شش ماهه کلیه سیستم ها
ارائه تسهیلات خاص برای شرکت های تازه تاسیس
نصب و راه اندازی رایگان
آموزش رایگان به هر تعداد کاربر هنگام استقرار نرم افزار
امکان افزودن کاربر نامحدود در شبکه به صورت رایگان
خدمات
استقرار سیستم بر مبنای تطبیق امکانات سیستم با نیازهای مشتریان
دسترسی به پایگاه دانش محصولات
بهره گیری از سامانه پشتیبانی بیتا جهت استفاده از خدمات پشتیبانی
تعهد به رفع اشکال احتمالی سیستم های خریداری شده بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی
ارتقاء نرم افزار به صورت دوره ای
ویژگی های فنی و کاربردی
بهره گیری از آخرین روش ها و تکنولوژی های تولید و توسعه نرم افزار
واسط کاربری به روز و دلنشین با سهولت بالا برای استفاده از سیستم
سرعت بالای استفاده از سیستم در فضای شبکه Lan و Wan
امکان استفاده در چندین شعبه در بستر وب با سرعت مناسب
امکان نگهداری اطلاعات مالی و سازمانی هر تعداد موسسه مستقل به صورت متمرکز
مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه سال های مالی در یک بانک اطلاعاتی
امکان استفاده از گزارش ساز پویای بیتا جهت ساخت گزارشات دلخواه
امکان ادغام و سرجمع نمودن فرآیندهای هر زیرسیستم برای تولید سند حسابداری مرتبط
امکان تعریف الگوی ادغام و تعیین زمان ارسال سند فرآیندها به طور خودکار
1- نرم افزار حسابداری مناسب شغل خود را شناسایی نموده یا درباره آن مشورت کنید.
برخی از بسته های نرم افزاری حسابداری برای صنعت و حرفه ای خاص طراحی شده اند. از این قبیل نرم افزار ها می توان نرم افزار های تولیدی، شرکتی، فروشگاهی، بازرگانی و ... را نام برد. با وجود اینکه نرم افزار های عمومی معمولا مقرون به صرفه تر هستند، اما نرم افزاری که متناسب با شغل شما باشد، امور حسابداری را برای شما آسان تر و راحت تر می سازد. برای مثال اگر شما صاحب یک بوتیک لباس فروشیی باشید، نرم افزار حسابداری ویژه خرده فروشی به شما کمک می کند که موجودی خود را به راحتی مدیریتت نمایید. در این نرم افزار ها ویژگی هایی طراحی شده است که شما را قادر می سازد به سادگی آیتم هایی ازز قبیل رنگ، سایز و یا نوع کالا انتخاب نمایید. این نرم افزار های حسابداری همچنین دارای سیستم فروشش یکپارچه می باشند. به طور کلی نرم افزار های ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی و بالا بردن ارزیابیی عملکرد مشاغل طراحی گردیده اند.
2- تصمیم بگیرید که می خواهید نرم افزار شما شامل چه ویژگی هایی باشد.
یک لیست از کارهایی که می خواهید نرم افزار حسابداری شما، متناسب با نیاز و ساختار شغلتان داشته باشد را تهیه نمایید. ممکن است شما به نرم افزار حسابداری ساده نیاز داشته باشید که تنها جریان هایی نقدی شما را پیگیری نماید. یا ممکن است شما به یک نرم افزار جامع نیاز داشته باشید که تمامی کارها راا برایتان انجام دهد.
3- با یک راه حل کم هزینه شروع کنید.
بسته به اینکه نیاز های شما تا چه حد عمومی و یا پیچیده می باشند، باید نرم افزار مطابق با نیاز خود را انتخاب نمایید. برای مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستید، کارمندی ندارید و گردش موجودی شما پایین است و تعداد انگشت شماری مشتری دارید، نرم افزار های ارزان قیمت پایه برای شما بهترین گزینهه است. این گونه نرم افزار ها تمامی ویژگی های پایه ای را که شما به آن نیاز دارید را دارا می باشند. این نرم افزار ها شما را قادر می سازند که فاکتورها را برای بسیاری از مشتریان خود صادر نمایید و مشتریان شما میی توانند امکان پرداخت از طریق خودپرداز و سایر امکانات مشابه را داشته باشند.
نرم افزار حسابداری بیتا به شما توانایی رشد با کسب و کارتان را می دهد
4- تمام هزینه های درگیر با قیمت گذاری را در نظر بگیرید. (خدمات پس از فروش و تمدید سالیانه)
اگر کسب و کار شما گردش موجودی بالایی دارد و یا کارمندان زیادی دارید لازم است که از قابلیت های پیچیده تر و ویژه شغل خود بهره مند شوید. این گونه نرم افزار ها موجودی شما را به طور مداوم کنترل کرده و به شماا کمک می کند که برای خرید خود برنامه ریزی کرده و جریان های نقدی خود را مدیریت نمایید. همچنین میی توانید چندین سطح قیمت گذاری تعریف نمایید. بنابراین در هنگام خرید نرم افزار حسابداری علاوه بر هزینهه کلی نرم افزار که باید پرداخت نمایید به سایر هزینه ها نیز توجه کنید: هزینه های تعمیر و نگهداری،، پشتیبانی و ارتقا های دوره ای.
5- اطمینان حاصل کنید که نرم افزار حسابداری شما توانایی رشد با کسب و کارتان را دارد.
انعطاف پذیری یک عامل کلیدی در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری کسب و کار شما می باشد. کسب و کار شما ممکن است در ابتدا محدود و کوچک باشد، اما اگر شما قصد داشته باشید که کسب و کار خود را رشدد دهید، به نرم افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند خود را با گردش موجودی بالا، کارمندان و مشتریان بیش تر خود را تطبیق دهد. دریابید که نرم افزار شما ماژول های افزایش قابلیت و ارتقا را دارا می باشد زیرا این نکته ازز اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. وقتی صحبت از مدیریت مالی به عمل می آید، یک نرم افزار مالی خوبب می تواند تفاوت را در کسب و کار شما ایجاد نماید.
نرم افزار بیتا نرم افزار حسابداری بیتا , نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری بیتا از جمله نرم افزارهای بسیار پرکاربرد به شمار می آید
کلام آخر، پس از در نظر گرفتن تمامی ویژگی ها و قابلیت های متناسب با شغلتان اقدام به خرید نرم افزار نمایید.