نرم افزارحسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.
لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوعع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.
بنابراین اینجاست که نرم افزارحسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریقق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.
تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزارحسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوتت است.
از نرم افزارحسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزارحسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟
هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزارحسابداری میخرید؟
خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزارحسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشانن برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.
• نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزارحسابداری مناسب برای حسابداران
این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
۱- نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.
واحد فروش به عنوان خط مقدم کسب درآمد در هر سازمان و پل ارتباطی مابین فضای خارج از سازمان و داخل و به نوعی ویترین شرکت در ارتباط با مشتریان می باشد. در محیط رقابتی کسب و کار عوامل زیادی در کسب موفقیت و افزایش فروش از جمله نحوه فروش محصولات، اعمال سیاست های نرخ گذاری مختلف، تخفیفات و تشویق ها و اجرای اثربخش عملیات تحویل و توزیع و ... موثر است. استراتژی کلیدی در طراحی نرم افزار فروش بیتا ایجاد ابزارهای مختلف برای اعمال سیاست های متنوع فروش و همچنین یکپارچگی اطلاعات در کل سیستم ها می باشد. نرم افزار فروش بیتا در راستای یکپارچگی فروش سازمان با سیستم مالی که همان حسابداری فروش است ابزار مناسبی در اختیار کاربران قرار می دهد.
برخی امکانات سیستم
امکان تعریف ساختار کدینگ مشتریان به صورت کاملاً پارامتریک و چند لایه
گروه بندی مشتریان با توجه به سیاست های هر سازمان
مدیریت و کنترل وضعیت حساب مشتریان و اعتباردهی به آنها
تعریف انواع تخفیف ردیفی در دوره های زمانی مختلف، به ازاء مشتریان یا گروه مشتریان موردنظر، کالاهای متفاوت و ...
تعریف انواع کسورات ذیل فاکتور با روش های محاسباتی متنوع و به کلیه تفکیک های موردنظر
صدور اعلامیه قیمت برای کالاها به تفکیک مراکز فروش و با الگوهای متنوع (بازه مقداری، دوره های زمانی و ...)
امکان مقطوع کردن نرخ فروش و یا تعیین بازه مجاز تغییر نرخ در اعلامیه نرخ فروش جهت اعمال در فاکتور
امکان تعریف انواع فاکتور فروش با فرمت های متفاوت
پشتیبانی از انواع بارکد خوان
قابلیت استفاده در سیستم های با صفحه نمایش لمسی
تعیین درصد مالیات بر ارزش افزوده در هر سال
صدور فاکتور فروش با در نظر گرفتن مالیات بر ارزش افزوده و صدور سند حسابداری مرتبط
صدور اعلامیه بدهکار و بستانکار مشریان
امکان تعدیل فاکتور فروش و مرجوعی و اطلاع از مبلغ خالص فاکتور پس از تعدیلات
صدور حواله اتوماتیک فروش برای فاکتورهای با ارتباط از نوع پانچ مستقیم با انبار
امکان ثبت انواع فرآیندهای موردنیاز در سیستم فروش اعم از پیش فاکتور، سفارش کالا، مجوز تحویل و ...
امکان اطلاع از فاکتورهای تسویه نشده جهت پیگیری های واحد فروش با سرعت و دقت بالاتر
ویژگی های کاربردی
امکان صدور خودکار اسناد حسابداری در زمان ذخیره فرآیندها
استفاده از انواع روش های ارتباط سیستم فروش با انبار برای صدور حواله های فروش و رسیدهای مرجوعی
امکان رهگیری هر یک از فرآیندهای فروش به صورت شماتیک و گویا جهت اطلاع از گردش هر فرآیند
مدیریت اطلاعات و عملکرد واسط ها و کارشناسان فروش به تفکیک مراکز فروش
امکان دریافت سود و زیان به تفکیک های گروه کالا، طرف تجاری، ماهانه و ....
محاسبه سود و زیان با توجه به فاکتورهای مرجوعی و تعدیلات فروش به ازاء هر ردیف فاکتور
جستجوی پیشرفته در کلیه فرآیندها و با توجه به کلیه فیلدهای اطلاعاتی
چاپ فاکتور با فرمت های گوناگون امکان تعریف قالب های جدید توسط کاربر ارشد
امکان دسترسی راحت به گزارشات پرکاربرد مثل گردش چک و گردش مراکز مالی از کلیه فرم ها و فرآیندهای سیستم
برخی گزارشات سیستم
گزارش مرور سود و زیان به تفکیک های گروه کالا، طرف تجاری، ماهانه و ...
گزارش مرور فروش به تفکیک های مختلف
گزارش صورتحساب مشتری مشتمل بر کلیه عملیات مالی با امکانات مختلف از جمله در نظر گرفتن اسناد مالی دستی مرتبط با تفصیلی مشتری
گزارش مانده طرف های تجاری با امکانات مختلف از جمله نمایش مانده نقدی و تعهدی
گزارش ریز فاکتورهای فروش و مرجوعی به تفکیک های انبار، کالا، گروه کالا، نوع و ....
گزارش ریز فرآیندهای مکمل مانند سفارش کالا، دستور تحویل و پیش فاکتور و ...
واحد فروش به عنوان خط مقدم کسب درآمد در هر سازمان و پل ارتباطی مابین فضای خارج از سازمان و داخل و به نوعی ویترین شرکت در ارتباط با مشتریان می باشد. در محیط رقابتی کسب و کار عوامل زیادی در کسب موفقیت و افزایش فروش از جمله نحوه فروش محصولات، اعمال سیاست های نرخ گذاری مختلف، تخفیفات و تشویق ها و اجرای اثربخش عملیات تحویل و توزیع و ... موثر است. استراتژی کلیدی در طراحی نرم افزار فروش بیتا ایجاد ابزارهای مختلف برای اعمال سیاست های متنوع فروش و همچنین یکپارچگی اطلاعات در کل سیستم ها می باشد. نرم افزار فروش بیتا در راستای یکپارچگی فروش سازمان با سیستم مالی که همان حسابداری فروش است ابزار مناسبی در اختیار کاربران قرار می دهد.
برخی امکانات سیستم
امکان تعریف ساختار کدینگ مشتریان به صورت کاملاً پارامتریک و چند لایه
گروه بندی مشتریان با توجه به سیاست های هر سازمان
مدیریت و کنترل وضعیت حساب مشتریان و اعتباردهی به آنها
تعریف انواع تخفیف ردیفی در دوره های زمانی مختلف، به ازاء مشتریان یا گروه مشتریان موردنظر، کالاهای متفاوت و ...
تعریف انواع کسورات ذیل فاکتور با روش های محاسباتی متنوع و به کلیه تفکیک های موردنظر
صدور اعلامیه قیمت برای کالاها به تفکیک مراکز فروش و با الگوهای متنوع (بازه مقداری، دوره های زمانی و ...)
امکان مقطوع کردن نرخ فروش و یا تعیین بازه مجاز تغییر نرخ در اعلامیه نرخ فروش جهت اعمال در فاکتور
امکان تعریف انواع فاکتور فروش با فرمت های متفاوت
پشتیبانی از انواع بارکد خوان
قابلیت استفاده در سیستم های با صفحه نمایش لمسی
تعیین درصد مالیات بر ارزش افزوده در هر سال
صدور فاکتور فروش با در نظر گرفتن مالیات بر ارزش افزوده و صدور سند حسابداری مرتبط
صدور اعلامیه بدهکار و بستانکار مشریان
امکان تعدیل فاکتور فروش و مرجوعی و اطلاع از مبلغ خالص فاکتور پس از تعدیلات
صدور حواله اتوماتیک فروش برای فاکتورهای با ارتباط از نوع پانچ مستقیم با انبار
امکان ثبت انواع فرآیندهای موردنیاز در سیستم فروش اعم از پیش فاکتور، سفارش کالا، مجوز تحویل و ...
امکان اطلاع از فاکتورهای تسویه نشده جهت پیگیری های واحد فروش با سرعت و دقت بالاتر
ویژگی های کاربردی
امکان صدور خودکار اسناد حسابداری در زمان ذخیره فرآیندها
استفاده از انواع روش های ارتباط سیستم فروش با انبار برای صدور حواله های فروش و رسیدهای مرجوعی
امکان رهگیری هر یک از فرآیندهای فروش به صورت شماتیک و گویا جهت اطلاع از گردش هر فرآیند
مدیریت اطلاعات و عملکرد واسط ها و کارشناسان فروش به تفکیک مراکز فروش
امکان دریافت سود و زیان به تفکیک های گروه کالا، طرف تجاری، ماهانه و ....
محاسبه سود و زیان با توجه به فاکتورهای مرجوعی و تعدیلات فروش به ازاء هر ردیف فاکتور
جستجوی پیشرفته در کلیه فرآیندها و با توجه به کلیه فیلدهای اطلاعاتی
چاپ فاکتور با فرمت های گوناگون امکان تعریف قالب های جدید توسط کاربر ارشد
امکان دسترسی راحت به گزارشات پرکاربرد مثل گردش چک و گردش مراکز مالی از کلیه فرم ها و فرآیندهای سیستم
برخی گزارشات سیستم
گزارش مرور سود و زیان به تفکیک های گروه کالا، طرف تجاری، ماهانه و ...
گزارش مرور فروش به تفکیک های مختلف
گزارش صورتحساب مشتری مشتمل بر کلیه عملیات مالی با امکانات مختلف از جمله در نظر گرفتن اسناد مالی دستی مرتبط با تفصیلی مشتری
گزارش مانده طرف های تجاری با امکانات مختلف از جمله نمایش مانده نقدی و تعهدی
گزارش ریز فاکتورهای فروش و مرجوعی به تفکیک های انبار، کالا، گروه کالا، نوع و ....
گزارش ریز فرآیندهای مکمل مانند سفارش کالا، دستور تحویل و پیش فاکتور و ...
موضوع اصلی در بخش انبار تنوع فعالیت سازمان ها با توجه به نوع کالاهای مورد استفاده می باشد. آنچه که در سیستم انبار و مدیریت کالای بیتا مورد توجه قرار گرفته است، پیش بینی امکانات تحلیلی متنوع برای پشتیبانی از نیازهای متفاوت مشتریان خود بوده است. همچنین در مورد ویژگی اصلی نرم افزار انبارداری بیتا یعنیی سهولت استفاده کاربری، کارهای خاصی صورت پذیرفته است.
برخی امکانات سیستم
ویژگی های کاربردی
برخی گزارشات سیستم
• سیستم نرم افزار حسابداری مالی : که در تنظیم دفاتر کل و روزنامه و معین و تفصیلی استفاده می شوند
• سیستم نرم افزار حسابداری فروشگاهی : که فروش روزانه و سود و زیان را کنترل می کنند
• سیستم نرم افزار حسابداری انبار و انبارگردانی
• سیستم نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
• سیستم نرم افزار اتوماسیون حسابداری اداری و مالی ( دبیر خانه )
• سیستم نرم افزار حسابداری صنعتی و تولید یا بهای تمام شده
اهمیت ویژه کنترل سیستماتیک وجوه نقد و ارزیابی موجودی نقدی و تعهدات مالی سازمان ها تثبیت شده است. اما با توجه به فرآیندهای زیاد عملیات دریافت و پرداخت و فرآیندهای تکمیلی آنها و پیچیدگی نرم افزارهای خزانه داری موجود، تمایل کاربران را برای استقرار نرم افزار خزانه داری کم می نماید. استراتژی اصلی درر طراحی سیستم خزانه داری بیتا سهولت استفاده از کلیه فرآیندهای سیستم در عین وجود یک دید جامع در کل نرم افزار می باشد. همچنین به ثبت اتوماتیک کلیه تراکنش های مالی در سیستم حسابداری توجه ویژه ایی شده است.
برخی امکانات سیستم
• امکان تعریف بانک ها و شعبات مرتبط
• امکان تعریف حساب های بانکی و دسته چک های هر حساب
• امکان تعریف صندوق ها و تنخواه های ارزی و ریالی
• امکان تعیین کنترل یا عدم کنترل مانده لحظه ای کلیه مراکز مالی
• امکان تعریف کدینگ منابع و مصارف جهت تولید گزارش صورت جریان وجوه نقد و مبحث ارسال سند
• امکان تعریف کدینگ رابط مراکز مالی برای صدور اسناد خزانه داری
• امکان تعریف کدینگ کسور به عنوان عامل کاهنده در فرآیند پرداخت مانند مالیات تکلیفی و یا حسن انجام کار
• دریافت و پرداخت به صورت ترکیبی از چک و نقد در یک سریال فرآیند
• امکان تعریف چندین نوع دریافت و پرداخت و اختصاص نوع دهنده/گیرنده (اشخاص،شرکت ها / مراکز هزینه و ...)
• امکان نقد مستقیم چک و واریز آن به صندوق
• امکان جابجایی چک ها بین صندوق ها
• امکان شارژ تنخواه از مراکز مالی و ثبت صورت خلاصه تنخواه
• امکان استفاده از کلیه تفصیلی های شناور (به غیر از مراکز مالی ) در عملیات دریافت و پرداخت
• امکان انجام کلیه ی فرآیندهای مربوط به اسناد دریافتنی اعم از واگذار به بانک، اخذ عادی از بانک، اخذ واخواستی، نقد مستقیم، وصول، خرج، عودت
• امکان مدیریت اسناد تضمینی شامل دریافت چک تضمینی، پرداخت تضمینی، تبدیل عادی به تضمینی و بالعکس
ویژگی های کاربردی
• امکان صدور خودکار اسناد حسابداری در زمان ذخیره فرآیندها
• امکان انجام کلیه فرآیندهای مربوط به چک از طریق فرم مدیریت اسناد
• امکان تعریف عوامل هزینه پرکاربرد جهت بالا بردن سرعت ورود اطلاعات صورت خلاصه تنخواه
• امکان ثبت یک برداشت از مرکز مالی و پرداخت همزمان به طرف تجاری و مرکز مالی (جابجایی بین مراکز)
• امکان تعیین سقف دریافت و پرداخت برای صندوق و تنخواه ها
• جستجوی پیشرفته در کلیه فرآیندها و با توجه به کلیه فیلدهای اطلاعاتی
• پروسه سیستـماتیک درخواست وجه و درخواست چک برای هر پرداخـت و اتصال آن به سیستم تامین و فاکتور خـرید
• امکان دسترسی راحت به گزارشات پرکاربرد مثل گردش چک و گردش مراکز مالی از کلیه فرم ها و فرآیندهای سیستم
برخی گزارشات سیستم
• گزارشات اسناد دریافتنی به تفکیک نوع و وضعیت
• گزارشات اسناد پرداختنی به تفکیک نوع و وضعیت
• گزارش گردش صندوق ها و تنخواه ها
• گزارش گردش و دفتر بانک
• گزارش دفاتر صندوق و تنخواه
• گزارش کلیه فرآیندها و گردش چک
• گزارش مرور خزانه داری و مشاهده درختواره فرآیندهای مرتبط با مراکز مالی
• ابزار طراحی فرمت چاپ چک به تفکیک حساب ها