هر رویداد مالی در یک شرکت، سازمان یا بنگاه اقتصادی باید به شکل سند حسابداری ثبت گردد. هر سند حسابداری کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می شود.اطلاعات ضروری در اسنادد حسابداری شامل تاریخ، حساب های مرتبط با رویداد مالی و مبلغ آنها می باشد. در ادامه به شرح هر یک از پارامتر های سند حسابداری می پردازیم.
سند حسابداری ، تاریخ سند حسابداری
هر سند حسابداری یا رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد اولین پارامتر ضروری یک سند حسابداری تاریخ آن می باشد، که بدون وجود تاریخ، ثبت سند حسابداری ممکن نمی باشد. ثبت اسنادد حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.
شماره سند حسابداری
برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر می گیریم که این شماره توالی اسناد را مشخص می کند. در بسیاری از نرم افزار های حسابداری چند شماره برای اسناد در نظر گرفته می شود، بطور مثال شماره موقت و شماره دائم که شماره موقت جهت ثبت اولیه سند در نظر گرفته می شود و شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد به سند اختصاص داده می شود.
حساب ها
در هر تراکنش مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری حساب بستانکار می باشد. اگر تراکنش مالی را بصورت یک جریان به شکل زیر در نظر بگیریم.
اسناد حسابداری
در این جریان طرف مبدا همیشه پولی را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولی را بدست می آورد، پس حساب مبدا همیشه بستانکار و حساب مقصد همیشه بدهکار خواهد بود.
طرف حساب ها در اسناد حسابداری میتواند بیش از دو مورد باشد مثلا ممکن است سه بدهکار و چهار بستانکار داشته باشیم.
حتما مقاله کدینگ حسابداری و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری مطالعه کنید.
آرتیکل سند حسابداری
بابت هر یک از حساب ها در هر طرف، یک سطر اطلاعات در سند حسابداری باید ثبت گردد. هر سطر سند حسابداری را یک آرتیکل می گویند.
هر آرتیکل سند حسابداری شامل : کد حساب، شرح آرتیکل و یک مبلغ می باشد.
کد حساب : بسته به تعریف کدینگ حسابداری حتما شامل کد معین حساب و بصورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می باشد.
شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح میدهد. این توضیحات در گزارش های مختلف حسابداری استفاده می شود.
مبلغ : در سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص دارد، ستون بدهکار و ستون بستانکار. برای هر آرتیکل فقط یکی از این دوستون باید مقدار داشته باشد و حتما هم این مقدار باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد.. یعنی آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود.
جمع سند
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می شوند که این دو ستون باید برابر باشد. در صورت برابری دو ستون می گویند سند حسابداری تراز می باشد.
پیوست
تعداد برگه های پیوست اسناد حسابداری در این قسمت نوشته می شود. معمولا برگه هایی مانند فاکتور رسید پرداخت حواله واریز و … که مسبب رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است به سند پیوست میی شوند.
امکان اجرای همزمان چند سیستم حسابداری (نقدی، تعهدی، نیمه تعهدی)
امکان تعریف دوره‌های مختلف مالی به صورت نامحدود
امکان تعریف نحوه ثبت اسناد هر دوره به صورت تک سندی، روزانه و ماهیانه جهت بستن حسابها
امکان ایجاد ساختار کدینگ در هر دوره مالی طبق تشخیص مدیر مالی (راهبر سیستم) با خصوصیات زیر:
امکان تعریف تعداد سطـوح کدینگ به طـور دلخواه
امکان تعریف عنوان هر سطح
امکان تعریف تعداد کاراکتر هر سطح به طور دلخواه
امکان تعریف کـدینگ شناور
امکان مسدود نمودن کدینگ جهت عدم استفاده در اسناد با حفظ گردش قبلی کد
قابلیت تعریف انواع جداول تقصیلی مستقل به صورت لیستی یا درختی، در هر یک از جداول
قابلیت الصاق نامحدود جداول تفصیلی به هر یک از کدهای سطوح حسابداری
امکان تخصیص داده‌های جداول تفصیلی به کدهای حسابداری
امکان هوشمند نمودن ورود اطلاعات جداول تفصیل در اسناد
امکان ثبت اطلاعات مربوط به تفصیلی‌های مرتبط با هر کد حساب به صورت نامحدود در سطح سند
امکان آنالیز حسابها به صورت تجمیع و سنواتی و امکان پیمایش حسابها از تراز به سند
امکان تعریف و طراحی انواع کاربرگ‌های مالی (اظهارنامه، ترازنامه و...)
امکان مغایرت‌گیری حساب‌های بانک و امکان مغایرت‌گیری از انواع گزارشهای دفاتر
هدف اساسی حسابداری ثبت وقایع مالی به منظور جلو گیری از فراموش شدن آنچه که اتفاق افتاده و نیز طبقه بندی حسابها به منظور ایجاد امکان استفاده از آن ها در تجزیه و تحلیل و جمع بندی نحوه و نتایج کار میی باشد.
به عنوان مثال وقتی یک تاجر یا بازرگان وقایع مالی مربوط به تجارتخانه خود را در دفاتر مالی ثبت و ضبط می کند صرف نظر از این که میزان موجودی ها، مطالبات و بدهی هایشان به فراموشی سپرده نخواهد شد این امکان را نیز می یابد تا با استفاده از اطلاعات ثبت شده در دفاتر میزان سود و زیان و دارایی ها و بدهی های تجارتخانه اش را محاسبه کند.
وظیفه اصلی واولیه حسابدار، ثبت وقایع مالی به صورت طبقه بندی شده دردفتر حسابداری می باشد.
- تعریف حسابداری
حسابداری سیستمی است که فعالیت های واحد تجاری را اندازه گیری و جمع بندی و تجزیه و تحلیل نموده , حاصل آن را به تصمیم گیرندگان ارائه می نماید.
- تعریف جامع حسابداری
عبارت است از فرایند تشخیص , فن ثبت ، طبقه بندی و تلخیص فعالیت های مالی موسسات در قالب اعداد و ارقام قابل سنجش به پول رایج کشور وتفسیر نتایج حاصل از این اقدامات وارائه گزارش های مربوط به تصمیم گیرندگان می داند.
رویدادهای مالی – رویدادهایی هستند که اثر مالی یا پولی روی منابع شرکت داشته یا دارند و حسابداران فقط ملزم به ثبت این رویدادها هستند.
در تعریف فوق فرایند تشخیص عبارتند از انتخاب آن دسته از رویدادهایی که به عنوان رویداد اقتصادی یا مالی تلقی می شوند و به سازمان یا موسسه ای که برای آن حسابداری می کنیم مربوط می شوند.
پس از تشخیص رویدادهای مالی قدم بعدی اندازه گیری این رویدادها به وسیله یک واحد اندازه گیری یعنی پول است.حسابداری فقط با وقایعی که بتوان آنها را با پول اندازه گیری کرد سرو کار دارد.فرایند گزارشگری یکی ازز مهمترین مراحل یک سیستم حسابداری است. اطلاعات مالی از طریق ارائه یک سری گزارشهای حسابداری در اختیار استفاده کنندگان این اطلاعات قرار می گیرد. معروفترین گزارشهای مالی عبارتند از گزارشهای ترازنامهه و سود و زیان که به آنها صورتهای مالی نهایی گفته می شود.
گزارش های مالی - رایج ترین گزارش های مالی همان صورت های مالی اساسی هستند که شامل موارد زیر می باشند :
- صورت سود وزیان
- صورت حساب سرمایه
- صورت وضعیت مالی یا تراز نامه
- صورت جریان های وجوه نقد
حسابداران می توانند بنا بر نیاز استفاده کنندگان گزارشات مالی دیگری را نیز تهیه و ارائه نمایند که این بستگی به نیاز خاص آن ها دارد .
- اهم رشته های مختلف حسابداری
1- حسابداری مالی یا عمومی(financial accounting):
حسابداری عمومی یا حسابداری مالی که حسابداری بازرگانی نیز نامیده می شود اصول و موازین دفتر داری و حسابداری دوبل را بیان می کند.
2- حسابداری صنعتی((cost accounting:
حسابداری قیمت تمام شده یا حسابداری صنعتی که حسابداری هزینه یا هزینه یابی نیز نامیده می شود در موسسات و کارخانجات تولیدی کاربرد دارد. در این سیستم از روش های محاسبه قیمت تمام شده محصولل یا محصولات تولیدی گفتگو می شود .
3- حسابداری دولتی (governmental accounting):
در این رشته از حسابداری روشهای نگهداری حساب در موسسات دولتی ,شهرداری ها , وزارتخانه ها که منابع مالی آن ها از طریق درج اعتبارات در بودجه سالیانه کل کشور تامین می شود مورد تجزیه و تحلیل وو بررسی قرار می گیرد.
4- حسابداری مالیاتی (tax accounting) :
با استفاده از مقررات مالیاتی کشور، وضعیت مالیاتی موسسه مورد نظر تحت کنترل و بررسی قرار می گیرد.از آنجا که هدف اصلی موسسات خدماتی تجاری و بازرگانی و تولیدی کسب سود است لذا صاحبان و مدیران موسسات بازرگانی می بایست با استفاده از خدمات کارشناسان زبده مالیاتی کوشش نمایند مالیات قانونی و متعلقه را محاسبه و به ارگان ذیربط پرداخت کنند.
5- طراحی و اجرای سیستم های مالی:
در این رشته از حسابداری که به نوبه خود از جدید ترین شاخه های حسابداری است حسابدار طراح سیستم های مالی با توجه به قوانین و مقررات جاری مملکت و رعایت امکانات و نیاز های اطلاعاتی مدیران و صاحبان وو تصمیم گیرندگان موسسات روش های اجرائی مناسب را برای اداره امور مالی و حسابداری مورد نظر طراحی تدوین و پیشنهاد می نماید.
6- حسابرسی (auiditing) :
حسابرسی یا رسیدگی به این معنی است که اقدامات انجام شده که هنگام وقوع در دفتر مالی ثبت شده است مورد بازنگری مجدد قرار گرفته و انطباق اقدامات انجام شده با تصمیمات قبلی صاحبان موسسه و نیز صحت گزارشات مدیران به صاحبان موسسه کنترل می شود.
کاربرد حسابداری :
با توجه به رشد و توسعه کمی و کیفی امور بازرگانی و تولیدی و صنعتی, صاحبان موسسات و تجارتخانه ها و کارخانه ها عملا قادر نخواهند بود تمامی معاملات و داد و ستد های انجام شده را به خاطر بسپارند.
تفاوت دفتر داری و حسابداری:
برخی از افراد حسابداری و دفتر داری را مترادف یکدیگر می دانند چرا که ثبت و نگهداری دفاتر مالی بخشی از عملیات حسابداری بویژه سیستم های دستی حسابداری است. همانگونه که در تعریف حسابداری گفتهه شد مجموعه فرایند تشخیص, اندازه گیری, ثبت, پردازش و گزارشگری و تفسیر و تجزیه و تحلیل اطلاعات راا حسابداری می نامند در حالی که دفتر داری فقط به عملیات دفتر داری را می توان به کمک رایانه ها انجام داد .. به هر حال دفتر داری را کماکان می توان بخشی از کل سیستم حسابداری دانست.
انواع موسسات
نهادهای دولتی و غیر دولتی که در طیف وسیعی از رشته های خدماتی , تجاری و تولیدی فعالیت می کنند اطلاق می شود. طبقه بندی موسسات در هر کشوری با توجه به قوانین تجارت آن کشور نوع مالکیت و اهداف و رشته های مختلف فعالیت موسسات صورت می گیرد.در کشور ما نیز موسسات را می توان به شرح زیر طبقه بندی کرد:
1 – طبقه بندی موسسات با توجه به هدف فعالیت
2 – طبقه بندی موسسات با توجه به مالکیت و بخشهای اقتصادی
3 – طبقه بندی موسسات از لحاظ نوع فعالیت
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری
بطور کلی کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که جهت اتخاذ تصمیمات خود نیاز مند اطلاعات حسابداری هستند استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری را تشکیل می دهند . این افراد را می توان به سه گروه ذینفع ، ذیحق وو ذیعلاقه تقسیم نمود .
-انواع استفاده کنندگان
استفاده کنندگان حسابداری را می توان به گروه عمده زیر تقسیم کرد :
الف. درون سازمانی
ب. برون سازمانی
استفاده کنندگان درون سازمانی شامل مدیریت در لایه های مختلف سازمان است که در انواع تصمیم گیری های خود نیاز مند اطلاعات حسابداری می باشند.
استفاده کنندگان برون سازمانی شامل مالکان و سهامداران ، بانک ها و اعتبار دهندگان،رقبا و مشتریان،محققان و سایر علاقه بندان می باشند.
داشتن اطلاعات کافی از سوابق مشتری، ارائه به موقع صورتحساب، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌ها و برآورده نمودن به موقع آنها و اعمال سیاست‌های تشویقی و تخفیفی همراه با داشتن اطلاعات کافی در مورد موجودی محصولات و غیره، ضرورت وجود یک سیستم نرم افزاری منسجم و پویا را بیش از پیش طلب می نماید.
نرم افزار فروش اخوان بر اساس واقعیت‌های فرآیند کسب و کار و ارتباطات حسابداری ، طراحی و تحلیل گردیده است. با استفاده نرم افزار فروش اخوان بسیاری از نیاز های مجموعه در تعامل با مشتریان قابلل بررسی است و کمک ویژه ای در اجرای برنامه‌های فروش و بازرگانی به کاربرانی می‌نماید که از برنامهه استفاده می نمایند.
گزارش میزان فروش به هر یک از مشتریان
گزارش میزان فروش به تفکیک کالا و مشتری
گزارش سهم فروش هرکالا همراه نمودار و تحلیل ماهیانه
گزارش از اقلام پیش فاکتور و فاکتورها
گزارش از مانده بدهی مشتریان (مرتبط با سیستم خزانه داری و حسابداری )
گزارش صندوق به صورت جزء و کل
گزارشات سود و زیان کالا به تفکیک کالا، مشتری و بازاریاب
گزارش از فهرست فاکتورهای فروش و پیش فاکتورها
گزارش از فاکتورها براساس ویزیتورها، به تفکیک مشتریان، به تفکیک مراکز فروش
گزارشات آنالیزهای ماهانه فروش
گزارش از مجوزهای خروج صادر شده برای انبار محصول
گزارشات فروش فصلی ( 3ماهانه)
گزارش عوامل صورتحساب به صورت جزء و کل
ایجاد شناسنامه مشتریان به همراه مشخصات کامل آنها
قابلیت گروه بندی مشتریان و تعریف مشخصات کامل مشتریان
امکان تعریف زیر مجموعه مشتریان و نمایش درختی و لیستی
امکان تعیین سقف اعتبار برای مشتریان و کنترل آن در فاکتور
امکان معرفی مقیاسهای سنجش، نرخ‌های تبدیل مقیاس های مختلف و واحدهای فرعی برای هر کالا
امکان تعیین نقطه سفارش، حداقل و حداکثر موجودی به ازای هر کالا همراه با آلارم
قابلیت تعریف مراکز هزینه و موارد مصرف
قابلیت معرفی نوع فروش (نقدی و pos )
امکان تعریف بازاریاب و ثبت درصد بازاریابی به ازای هر کالا و بازاریاب
امکان تعریف توزیع کنندگان کالا و وسایل نقلیه به همراه مشخصات آن
قابلیت معرفی عوامل افزاینده و کاهنده در پیش فاکتور و فاکتور به صورت دلخواه
امکان تعریف بخشنامه فروش (تعیین لیست قیمت)
امکان ثبت پیش فاکتور و فاکتور فروش و چاپ دلخواه
امکان ثبت فاکتور فروش روزانه برای فروشگاهها به منظور مدیریت قیمت‌گذاری کالا‌ها به صورت اتوماتیک و در کمترین زمان ممکن برای عرضه کالا در فروش گاه‌ها
امکان استفاده از دستگاه بارکدخوان هنگام ثبت فاکتور یا پیش فاکتور
امکان مدیریت فرایند برگشت از فروش
امکان صدور حواله فروش خودکار و غیر خودکار و اعلام تحویل به انبارمحصول
امکان سهمیه‌بندی فروش بین مشتریان و ثبت فاکتور بر اساس سهمیه بندی
امکان تفکیک کالا و خدمات
پشتیبانی از قانون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده
امکان کنترل فی فروش بر اساس فی خرید و بهای تمام شده هر کالا
امکان صدور انواع اسناد به طور خودکار مطابق روال تعیین شده فروش (مثل : صدور خودکار فاکتور فروش بر اساس فرایندهای قبلی انجام شده نظیر : پیش فاکتور ، مجوز و ...)
امکان کنترل موجودی کالاهای رزو شده (ارائه موجودی قابل فروش کالا بر اساس سفارشات اخذ شده)
ارتباط با نرم افزار حسابداری اخوان و نرم افزار انبار اخوان
انواع نرم افزار حسابداری :