حسابداری مجموعه ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک سازمان یا موسسه را جمع آوری ، تجزیه و تحلیل ، ثبت، طبقه بندی ، تلخیص رویدادهای مالی می نماید و اطلاعات حاصله را در قالب گزارشاتی در اختیار استفاده کنندگان درون و برون سازمانی قرار دهد. هدف این است که بتوان موقعیت سازمان خود را در بازارهای داخلی و جهانی ارزیابی کرده و با روشهای نوین و عملی به مشتریان خود بشناساند و درنهایت بتوان خروجی های سازمان خویش را در قالب گزارشات مدون و استاندارد جهت استفاده مدیران سازمان و سهامداران در اختیار آنها بگذارد.
از مهمترین ابزاری که می تواند چنین امکاناتی را در اختیار سازمان قرار دهد نرم افزار حسابداری می باشد که به عنوان هسته اصلی سیستم خاص وظیفه جمع آوری و یکپارچه سازی نتایج عملیات و کلیه فعالیت های انجام شده در سطح سازمان را به عهده دارد. با هدف تامین نیازهای موسسات و سازمان ها طرف قرارداد و با اتکا به دانش متخصصین .
حسابداری و مالی و مهندسین نرم افزار خود نرم افزار های جامع حسابداری را ارائه می نماید. این مجموعه تمامی تلاش خود را برای ایجاد نرم افزارهای حسابداری منطبق بر اصول و قواعدحسابداری به کار گرفته که به موجب تلاش های متخصصان این گروه اعم از حسابداران و طراحان نرم افزار مجموعه بی نظیری از نرم افزار های حسابداری فراهم شده است که در حوزه مختلف از جمله در حوزه صنعتی قابل بکارگیری می باشد.
نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامهه حسابداری برای حسابداری ساده و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. با استفاده ازز نرم افزار حسابداری میتوان بخش حسابداری را کارآمدتر و با جلوگیری از اشتباهات به واسطه برنامه حسابداری هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.
حال به فاکتورهای مهم و اساسس برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می پردازیم:
1.دقت
نرم افزار حسابداری می تواند با کمک به افزایش دقت و صحت سوابق با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات مفید واقع گردد. فرآیندهای حسابداری دستی شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی یکی ازز موارد کاهش دقت در انجام حسابداری مالی می باشد.یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالیی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است کهه در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.
2.سرعت
استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش حساب خود را با سرعت بیشتری نسبت به سرعت پردازش کتابچه راهنمای کاربر انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر،، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است می آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری اینن امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، اگرر در یک کسب و کار نیاز به ثبت مالیات بر فروش در تمام معاملات آن است. نرم افزار حسابداری می تواند برایی انجام این کار برای هر ورودی به طور خودکار طراحی گردد.
3.هزینه
منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یکک زمان معین مشغول شوند، به طور بالقوه به این معنی که یک تیم کوچکتر کلی مورد نیاز است. این به نوبه خود،، می تواند حقوق و دستمزد و مدیریت هزینه بخش حسابداری را کاهش دهد.
4.گزارش ها
نرم افزار حسابداری کمک می کند تا کسب و کار برای تامین اعضای لازم از کارکنان با اطلاعات مالی به موقع و دقیق صورت بگیرد. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت نیاز به یک گزارش از ورود وجه نقد بهه یک جلسه در دو ساعت دارد. بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری ساخته شده به سادگی باا استفاده از ماژول گزارش گیری سبب شده اند تا به سادگی پر کردن یک فرم و کلیک روی یک دکمه گزارشاتت مورد نظر تهیه گردند این در حالی است که تهیه همین گزارشات به صورت دستی می تواند به یک پروسه وقت گیر تبدیل شود.
بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک از اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری آگاه هستند. استفاده از یک "قلم و کاغذ" برای انجام امور حسابداری مالی سبب می شود شما در گذشته بمانید. این در حالی است کهه در هیچ قانونی استفاده از نرم افزار حسابداری ملزم نشده است، اما با استفاده از نرم افزار حسابداری، با نگاه گذرا به گذشته متوجه تغیرات اساسی در زمینه حسابداری مالی خواهید شد.
سازمان: بیایید با آن روبرو شوید؛ هیچ چیز بدتر از یک کسب و کار که یک درک قوی نسبت به وضعیت مالی آن ندارید نیست. با نرم افزار حسابداری آن را آسان تر کنید.
توجه: استفاده از نرم افزار حسابداری موجب آسان تر شدن زمان پرداخت مالیات می گردد به خصوص اگر شما در حال بررسی اطلاعات مالیاتی خود باشید. همچنین نرم افزار حسابداری منطبق با قوانین مالیاتی،، شما را در پرداخت حقوق و دستمزد کارمندانتان راهنمایی خواهد کرد.
ورودی آسان است، زمان پول است و به همین دلیل شما باید هر آنچه که می توانید برای تبدیل شدن به یک عملیات کارآمد تر استفاده کنید به کار ببندید. با نرم افزار حسابداری، اطلاعات ورودی را آسان و بدون اتلاف زمان زیادی ثبت کنید.
تاریخ دقیق: آیا عملکرد این شرکت در سال جاری بهتر از گذشته است؟ آیا تعداد مشتریان نسبت به سال گذشته کاهش یافته است؟ شما می توانید با کمک نرم افزار حسابداری پاسخ این سوالات را به راحتیی دریابید. بهترین روش گزارش گیری دقیق از عملکرد مالی خود با استفاده از نرم افزار حسابداری محقق خواهدد شد.
کسب و کار کوچک خود را به نرم افزار حسابداری قدرتمند مجهز کنید.در ادامه به مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری می پردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می شوند.
به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهدد بود.
دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم دستی مورد نیاز است.
در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.
مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می رسد.
خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می گردد.
بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.
نرم افزارحسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.
لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوعع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.
بنابراین اینجاست که نرم افزارحسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریقق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.
تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزارحسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوتت است.
از نرم افزارحسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزارحسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟
هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزارحسابداری میخرید؟
خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزارحسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشانن برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.
• نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزارحسابداری مناسب برای حسابداران
این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
۱- نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.
قیمت رقابتی نسبت به محصولات هم رده
خدمات رایگان و گارانتی شش ماهه کلیه سیستم ها
ارائه تسهیلات خاص برای شرکت های تازه تاسیس
نصب و راه اندازی رایگان
آموزش رایگان به هر تعداد کاربر هنگام استقرار نرم افزار
امکان افزودن کاربر نامحدود در شبکه به صورت رایگان
خدمات
استقرار سیستم بر مبنای تطبیق امکانات سیستم با نیازهای مشتریان
دسترسی به پایگاه دانش محصولات
بهره گیری از سامانه پشتیبانی بیتا جهت استفاده از خدمات پشتیبانی
تعهد به رفع اشکال احتمالی سیستم های خریداری شده بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی
ارتقاء نرم افزار به صورت دوره ای
ویژگی های فنی و کاربردی
بهره گیری از آخرین روش ها و تکنولوژی های تولید و توسعه نرم افزار
واسط کاربری به روز و دلنشین با سهولت بالا برای استفاده از سیستم
سرعت بالای استفاده از سیستم در فضای شبکه Lan و Wan
امکان استفاده در چندین شعبه در بستر وب با سرعت مناسب
امکان نگهداری اطلاعات مالی و سازمانی هر تعداد موسسه مستقل به صورت متمرکز
مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه سال های مالی در یک بانک اطلاعاتی
امکان استفاده از گزارش ساز پویای بیتا جهت ساخت گزارشات دلخواه
امکان ادغام و سرجمع نمودن فرآیندهای هر زیرسیستم برای تولید سند حسابداری مرتبط
امکان تعریف الگوی ادغام و تعیین زمان ارسال سند فرآیندها به طور خودکار